Requisitos para el registro de viajeros en la policía
Como ha comunicado el Ministerio del Interior (información aquí), es obligatorio presentar el registro de viajeros en la policía cada vez que recibimos a unos huéspedes. Este proceso puede parecer complicado y tedioso en principio pero este artículo vamos a enseñarte cómo hacerlo fácil y cómo automatizar el proceso lo máximo posible:
Documentación necesaria para darse de alta en WebPol o E-HOTEL
Para realizar el registro de viajeros en la policía, es imprescindible contar con la documentación necesaria. Entre los documentos requeridos se encuentran:
- Documento de identidad válido, como el DNI o pasaporte.
- Declaración responsable de la actividad del alojamiento turístico.
- Documento que acredite la propiedad o usufructo del inmueble utilizado para hospedajes.
Obtención de las credenciales de acceso en la comisaría más cercana
Una vez se cuente con la documentación necesaria, será necesario acudir a la comisaría más cercana para obtener las credenciales de acceso a WebPol. En la comisaría se realizará el trámite correspondiente, presentando los documentos requeridos.
Es importante destacar que las credenciales de acceso son indispensables para poder realizar el registro de viajeros de manera correcta y cumplir con la normativa vigente.
Proceso de registro de viajeros en la Policía Nacional
Envío del parte de viajeros a través de la plataforma
Una vez dado de alta en la aplicación oficial, se podrá enviar el parte de viajeros a la Policía Nacional utilizando la plataforma SES.HOSPEDAJES. Este sistema permite realizar el envío de manera rápida y sencilla, garantizando así el cumplimiento de la normativa vigente.
Opciones para enviar la información de los partes de viajeros
Existen diferentes opciones disponibles para enviar la información de los partes de viajeros a la Policía Nacional:
- Generación y envío de partes a través de la aplicación oficial: La plataforma permite generar y enviar los partes de viajeros de forma directa, agilizando el proceso y asegurando su correcta recepción.
- Subida de partes previamente cumplimentados: También se brinda la opción de subir los partes que se hayan completado manualmente o en el ordenador. De esta manera, se facilita la adaptación a las preferencias y recursos de cada propietario o gestor de alojamiento turístico.
Es importante destacar que, una vez enviados los partes de viajeros, es fundamental conservarlos de manera física o digital durante un periodo mínimo de 3 años. Para ello, se recomienda contar con un libro-registro que cumpla con los requisitos establecidos, compuesto por un mínimo de 100 y un máximo de 500 hojas.
Automatización del registro de viajeros a través de software especializado
La automatización del registro de viajeros mediante software especializado para alquiler vacacional ofrece diversas ventajas que facilitan el proceso y agilizan la gestión de los partes correspondientes. A continuación, se destacan algunas de estas ventajas:
Ventajas de utilizar software de alquiler vacacional
- Simplificación del proceso: el uso de software de alquiler vacacional permite realizar el registro de viajeros de manera rápida y sencilla.
- Ahorro de tiempo: al automatizar el envío de los partes de viajeros a través del software, se reduce considerablemente el tiempo dedicado a esta tarea administrativa.
- Mayor precisión: al utilizar software especializado, se minimizan los errores en el registro de la información, evitando posibles confusiones o equívocos.
- Actualización constante: los programas de alquiler vacacional suelen estar actualizados con la normativa vigente, lo que garantiza el cumplimiento de requisitos y cambios legales.
- Organización y almacenamiento de datos: el software permite manejar de forma eficiente y ordenada los partes de viajeros, facilitando su almacenamiento y acceso inmediato en caso de requerirse.
Las mejores herramientas para realizar el Registro de Viajeros
Existen diversas aplicaciones de software especializado en alquiler vacacional que ofrecen la posibilidad de automatizar el registro de viajeros. A continuación, se mencionan algunas recomendaciones:
- Chekin: Esta aplicación ofrece la opción de enviar los partes de viajeros de forma rápida y sencilla, simplificando el proceso de registro y agilizando la comunicación con la Policía Nacional. Puedes descárgala aquí: Descargar Chekin
- Check-in Scan: Con esta herramienta, es posible gestionar el registro de viajeros de manera eficiente, generando partes de forma automatizada y facilitando su envío a través de la plataforma oficial. Puedes descárgarla aquí: Descargar Check-in Scan
- Partee: Esta aplicaciónsimplifica el registro de viajeros en alquileres vacacionales. Facilita la recopilación de datos de huéspedes y el envío rápido de partes a las autoridades, cumpliendo con las obligaciones legales. Ofrece una solución eficiente y moderna para cumplir con los requisitos del registro en el sector. No es necesario instalar ninguna App, puedes ver más información en su página web: Partee
- Otras aplicaciones disponibles en el mercado también pueden ser útiles para automatizar el registro de viajeros, ofreciendo funcionalidades similares, como la generación y envío de partes de forma ágil y segura.
Cambios futuros en el sistema de registro de viajeros
Sustitución del sistema actual por la plataforma SES.HOSPEDAJES
A partir del 1 de octubre de 2024, se implementará un nuevo sistema de registro de viajeros. El sistema actual será reemplazado por la plataforma SES.HOSPEDAJES, que ofrecerá mejoras y mayores funcionalidades. Este cambio busca agilizar y simplificar el proceso de registro, brindando una experiencia más eficiente tanto para propietarios como para huéspedes.
Importancia de mantenerse actualizado y cumplir con la normativa vigente
Es fundamental estar al tanto de los cambios en el sistema de registro y adaptarse a ellos. Cumplir con la normativa vigente es esencial para evitar sanciones y garantizar la seguridad de los alojamientos turísticos. Mantenerse actualizado y seguir las pautas establecidas asegurará un adecuado control en el registro de viajeros y contribuirá al mantenimiento de un entorno seguro y confiable para los huéspedes.
- Actualizar la documentación: Es importante revisar que la documentación requerida para el registro esté al día y en regla. Esto incluye el documento de identidad, la declaración responsable de la actividad y el documento que acredite la propiedad o usufructo del inmueble.
- Conocer las nuevas funcionalidades: Familiarizarse con la plataforma SES.HOSPEDAJES y entender cómo funcionará el nuevo sistema de registro garantizará una transición fluida y un correcto cumplimiento de los requisitos establecidos.
- Adaptarse a los cambios tecnológicos: La implementación de una nueva plataforma implicará posibles cambios en los métodos de envío de partes de viajeros. Es fundamental estar preparado para utilizar las nuevas opciones y herramientas que ofrece la plataforma para cumplir con los trámites de registro.
- Realizar un seguimiento adecuado: Una vez implementado el nuevo sistema de registro, es necesario asegurarse de mantener registros físicos o digitales de los partes de viajeros durante al menos 3 años, tal como estipula la normativa. Esto permitirá cumplir con las obligaciones legales y resolver cualquier discrepancia que pueda surgir en el futuro.
Recuerda que mantener un registro eficiente y seguir las normativas contribuye al éxito y seguridad de tu negocio de alquiler vacacional. ¡Haz del proceso de registro de viajeros una ventaja, no una preocupación!
